Business
Logística in-house o 3PL: costes y cuándo externalizar
La pregunta que todo fundador de e-commerce se plantea tarde o temprano es: "¿Me conviene gestionar la logística internamente o confiarla a un 3PL?" La respuesta nunca es sencilla, porque depende de decenas de variables, volúmenes, categorías de producto, márgenes, fase de crecimiento, localización. Pero algo es seguro: el coste de la logística interna no se limita al alquiler y al transportista, y las partidas olvidadas erosionan los márgenes.
En esta guía analizamos cada partida de coste de la logística e-commerce en Italia, mostramos cómo comparar los modelos in-house y 3PL con un ejemplo de cálculo basado en cifras hipotéticas, que debes sustituir por tus propios números y presupuestos, y proporcionamos un framework para entender cuándo el paso a un partner externo tiene sentido económico.
Los costes de la logística in-house: el mapa completo
Cuando un e-commerce gestiona la logística internamente, los costes se dividen en seis macro-categorías. El problema es que muchas de estas partidas están ocultas o infravaloradas en el plan de negocio.
1. Almacén: alquiler y suministros
El coste del almacén varía enormemente según la localización y el inmueble. Para hacerte una idea de los valores de tu zona, puedes partir de las cotizaciones del Observatorio del Mercado Inmobiliario (OMI) de la Agencia Tributaria italiana (Agenzia delle Entrate): se publican cada seis meses y dan, para cada zona de cada municipio, un valor mínimo y uno máximo del alquiler por metro cuadrado, también para los inmuebles de uso productivo. Son valores orientativos: la cifra real es la del contrato que te propongan.
La superficie depende de cuántos SKU tienes, de cuánto stock y de cuántos pedidos preparas cada día. Al alquiler hay que añadir los suministros (electricidad, calefacción, conectividad), el seguro y el mantenimiento.
A esto se suman los costes de acondicionamiento, que se pagan antes de enviar el primer paquete: estanterías, sistema de iluminación adecuado, pavimento, zonas de picking y packing, área de devoluciones.
2. Personal
En el ejemplo que encontrarás más abajo, el personal es la partida fija más pesada. Para gestionar 100 pedidos al día suponemos:
- 1 responsable de almacén
- 2 operadores de picking/packing
- 1 encargado de devoluciones y atención al cliente (media jornada)
Para cada persona hay que contar el coste empresa, no el bruto de la nómina: a los mínimos salariales del convenio colectivo que apliques se suman las cotizaciones, el TFR (la indemnización italiana por fin de relación laboral) y las pagas extra. La cifra exacta te la da tu asesor laboral.
Y este es el coste base. Durante los picos (Black Friday, Navidad, rebajas), se necesitan recursos adicionales. El personal temporal cuesta más por hora que los empleados fijos, porque también se paga la comisión de la agencia de trabajo temporal, y tiene una productividad inferior en los primeros días.
3. Tecnología
Un e-commerce serio necesita un WMS (Warehouse Management System) para gestionar inventario, picking, packing y envíos, y un software de envíos para etiquetas y seguimiento. Por ambos se paga una suscripción que varía según el proveedor y los volúmenes, desde soluciones listas para usar en flujos sencillos hasta sistemas a medida para los más complejos.
A esto se suma el equipamiento: impresoras térmicas para etiquetas, escáner de códigos de barras, báscula industrial, PC y monitores para las estaciones. Más el coste de integración con la plataforma e-commerce, que puede requerir un desarrollo inicial.
4. Materiales de embalaje
Los costes de embalaje se infravaloran a menudo. Cada paquete necesita:
- Cajas, en formatos distintos según los productos
- Relleno (papel, pluriball, chips)
- Cinta adhesiva
- Etiquetas, documentos, lista de empaquetado
- Embalaje personalizado, si lo usas
El coste por pedido se calcula con los precios de tus proveedores de embalaje: es pequeño en un solo paquete, pero multiplicado por los pedidos de un año se convierte en una partida que cuenta.
5. Envíos
Con un contrato directo, la tarifa sale de la negociación con el transportista y depende de los volúmenes, del peso y el tamaño de los paquetes y de los destinos. Además del envío estándar nacional, en el cálculo entran:
- Comisión de contra reembolso, en los pedidos pagados en la entrega
- Suplementos para algunos destinos, como islas y zonas de difícil acceso, si el contrato los prevé
Para el cálculo cuenta el coste medio por pedido, suplementos incluidos, que obtienes de las facturas del transportista.
6. Costes ocultos
Son las partidas que no aparecen en el plan de negocio pero erosionan los márgenes:
- Formación de personal: cada nuevo operador tiene que formarse, y mientras aprende su productividad es menor
- Errores de picking: cada pedido erróneo cuesta una devolución y un nuevo envío; multiplica tu tasa de error por los pedidos del año
- Inventario: las diferencias inventariales son productos perdidos
- Seguro de mercancía: una prima que crece con el valor del stock
- Tiempo del fundador: las horas dedicadas a la gestión operativa de la logística tienen un enorme coste de oportunidad
Total coste in-house: un ejemplo con cifras hipotéticas
Aquí tienes un ejemplo con cifras hipotéticas, que debes sustituir por tus propios presupuestos. Suponemos un e-commerce con 100 pedidos al día (26.000 pedidos al año), 2.000-3.000 SKU y un almacén de 300-500 m2. Las dos columnas son una hipótesis baja y una alta, no medias de mercado.
| Partida | Qué incluye la hipótesis | Hipótesis baja | Hipótesis alta |
|---|---|---|---|
| Almacén | alquiler, suministros, seguro y mantenimiento | 25.000 € | 55.000 € |
| Personal | coste empresa de las cuatro personas del ejemplo | 113.000 € | 138.000 € |
| Tecnología | suscripciones y equipamiento | 5.000 € | 15.000 € |
| Materiales | de 0,80 a 1,50 € de embalaje por pedido | 20.800 € | 39.000 € |
| Envíos | de 5 a 7 € por pedido, contra reembolso y suplementos incluidos | 130.000 € | 182.000 € |
| Costes ocultos | errores, diferencias inventariales, formación, seguro de mercancía | 15.000 € | 30.000 € |
| Total | 308.800 € | 459.000 € |
En este ejemplo, el coste por pedido in-house va de 11,88 a 17,65 €. Con tus números puede salir más alto o más bajo. Lo que cuenta es el método: incluir en el cálculo todas las partidas, también las ocultas, y dividir por los pedidos del año.
Almacén en Campania, envíos a toda Italia
Los costes de un 3PL: qué se paga
Un 3PL (Third-Party Logistics) cobra normalmente con un modelo de costes variables, compuesto por:
Storage (almacenamiento)
El coste de almacenamiento se calcula por palet/mes o por metro cúbico/mes. Se paga por palet entero, por medio palet o por posición en estantería (picking location), según cómo esté almacenada la mercancía. En el presupuesto cuenta cuánta mercancía tienes de media y cuánta llega antes de los picos.
Fulfillment (preparación de pedido)
El coste de fulfillment incluye picking, packing y envío:
- Pick & pack base, por pedido
- Artículo adicional, por cada unidad de más
- Embalaje especial (caja regalo, personalización), como extra
- Insertos (folleto, muestras, tarjetas), por inserto, si el 3PL los ofrece
Envíos
Los 3PL negocian las tarifas con los transportistas sumando los volúmenes de todos sus clientes, y por eso pueden obtener condiciones mejores que una sola tienda. En el presupuesto encontrarás:
- Envío estándar nacional, por paquete
- Comisión de contra reembolso
- Suplementos para islas y zonas de difícil acceso, si se prevén
Servicios adicionales
- Gestión de devoluciones, por devolución
- Inbound (recepción de mercancía), por palet
- Etiquetado/kitting, por unidad, si el 3PL los ofrece
- Gestión del contra reembolso (confirmación telefónica, revisión de los pedidos de riesgo), por pedido contra reembolso
Total coste 3PL: cómo leer el presupuesto
Para comparar un presupuesto con tu coste in-house, pídelo con las mismas hipótesis: mismos pedidos al año, mismos artículos por pedido, misma mercancía en almacén, misma proporción de pedidos contra reembolso y de devoluciones. Luego suma las partidas del año y divide por los pedidos, como en el ejemplo in-house. Una tarifa baja por pedido puede convertirse en un coste alto con el almacenamiento, los insertos y las devoluciones, y al revés: por eso se compara el total, no una sola partida.
La comparativa directa
La comparación se hace sobre el coste por pedido, con los mismos servicios:
- In-house: tu coste por pedido con todas las partidas (en el ejemplo, con cifras hipotéticas, de 11,88 a 17,65 €)
- 3PL: el coste por pedido del presupuesto, calculado con las mismas hipótesis
- Diferencia: depende de tus números, y no hay un porcentaje de ahorro que valga para todos
Pero la comparación no es solo económica. Hay beneficios que no se miden en euros:
Escalabilidad en los picos: el personal y el espacio extra los organiza el 3PL, sin que la tienda tenga que contratar personal temporal o alquilar espacio adicional. Funciona mejor si le avisas a tiempo con tus previsiones, y conviene preguntarle cómo gestiona el volumen adicional y cómo cambian los plazos en los picos.
Sin inversión en almacén: sin coste de acondicionamiento de almacén, sin compra de equipamiento, sin contrataciones.
Foco en el core business: el tiempo que el fundador y el equipo dedican a la logística puede invertirse en marketing, producto, expansión.
Competencia especializada: un 3PL gestiona cada día la logística de muchas tiendas y tiene procesos optimizados que un e-commerce individual no puede replicar.
Cuándo la logística in-house tiene sentido
La gestión interna es preferible en situaciones específicas:
- Productos que requieren elaboración: si cada pedido requiere personalización, montaje o elaboración específica que solo el equipo interno puede hacer
- Volúmenes muy altos con márgenes altos: con volúmenes grandes y estables y márgenes altos, el in-house puede alcanzar economías de escala comparables
- Control de calidad extremo: en el lujo, donde el embalaje es parte de la experiencia y cada detalle debe ser perfecto
- Almacén ya disponible: si la marca ya posee un espacio logístico equipado, el punto de equilibrio cambia significativamente
Las señales de que es hora de pasar al 3PL
- Tus pedidos crecen y la logística ocupa una parte cada vez mayor del tiempo del equipo
- El coste por pedido, calculado con todas las partidas, sube y los márgenes se están comprimiendo
- Los picos estacionales crean caos operativo y retrasos en los envíos
- Los errores en los envíos aumentan
- Estás renunciando a oportunidades de crecimiento porque no tienes capacidad logística
El enfoque Tissquad
Con Tissquad, el coste completo por pedido (almacenamiento, picking, packing, envío multi-transportista, gestión del contra reembolso) se calcula con un presupuesto a medida según tus volúmenes. Para el contra reembolso comprobamos la dirección antes del envío y, a petición, confirmamos los pedidos por teléfono, en italiano.
Empezamos con una llamada de inicio, en la que conectamos juntos tu tienda Shopify, WooCommerce o PrestaShop con el almacén, y enviamos en cuanto llega la mercancía. Para saber cuánto costaría tu logística, solicita un presupuesto.
Almacén en Campania, envíos a toda Italia