E-Commerce-Logistikkosten: In-house vs. 3PL im Vergleich

Die Frage, die sich jeder E-Commerce-Gründer früher oder später stellt: "Lohnt es sich, die Logistik intern zu verwalten oder an einen 3PL abzugeben?" Die Antwort ist nie einfach, denn sie hängt von Dutzenden Variablen ab: Volumina, Produktkategorien, Margen, Wachstumsphase, Standort. Aber eines ist sicher: Die Rechnung für die interne Logistik endet nicht bei Miete und Paketdienst, und die Positionen, die im Businessplan fehlen, zehren an den Margen.

In diesem Leitfaden analysieren wir jede Kostenposition der E-Commerce-Logistik in Italien, zeigen anhand einer Beispielrechnung mit hypothetischen Werten, die Sie durch Ihre eigenen Zahlen und Angebote ersetzen, wie man die Modelle In-house und 3PL vergleicht, und liefern ein Framework, um zu verstehen, wann der Wechsel zu einem externen Partner wirtschaftlich sinnvoll ist.

Die Kosten der In-house-Logistik: Die vollständige Übersicht

Wenn ein Onlineshop die Logistik intern verwaltet, verteilen sich die Kosten auf sechs Makro-Kategorien. Das Problem: Viele dieser Positionen sind versteckt oder im Businessplan unterschätzt.

1. Lager: Miete und Nebenkosten

Die Lagerkosten variieren enorm je nach Standort und Immobilie. Einen ersten Anhaltspunkt für Ihre Gegend geben die Werte, die die Beobachtungsstelle für den Immobilienmarkt (OMI) der italienischen Steuerbehörde Agenzia delle Entrate veröffentlicht: Alle sechs Monate nennt sie für jede Zone jeder Gemeinde eine Spanne vom Mindest- bis zum Höchstwert der Mieten pro Quadratmeter, auch für Gewerbe- und Industrieimmobilien. Es sind grobe Richtwerte: Die echte Zahl steht im Mietvertrag, den man Ihnen anbietet.

Die Fläche hängt davon ab, wie viele SKU Sie führen, wie viel Bestand Sie halten und wie viele Bestellungen Sie täglich bearbeiten. Zur Miete kommen Nebenkosten (Strom, Heizung, Internet), Versicherung und Instandhaltung hinzu.

Außerdem fallen Einrichtungskosten an, noch bevor das erste Paket das Lager verlässt: Regale, Beleuchtungssystem, Bodenbelag, Picking- und Packing-Zonen, Retourenbereich.

2. Personal

Im Beispiel weiter unten ist das Personal die größte Fixkostenposition. Für die Bearbeitung von 100 Bestellungen pro Tag gehen wir von diesem Team aus:

• 1 Lagerverantwortlicher
• 2 Picking/Packing-Mitarbeiter
• 1 Retouren- und Kundenservice-Mitarbeiter (Teilzeit)

Für jede Person gehören die Arbeitgeberkosten in die Rechnung, nicht das Bruttogehalt auf der Lohnabrechnung: Zu den Mindestentgelten des angewandten Tarifvertrags kommen Sozialabgaben, die italienische Abfindungsrückstellung TFR und zusätzliche Monatsgehälter. Die genaue Zahl nennt Ihnen Ihr Lohnbuchhaltungsbüro.

Und das sind erst die Grundkosten. In der Hochsaison (Black Friday, Weihnachten, Schlussverkauf) braucht es zusätzliche Kräfte. Leiharbeitskräfte kosten pro Stunde mehr als Festangestellte, weil auch die Vergütung der Zeitarbeitsagentur bezahlt wird, und sind in den ersten Tagen weniger produktiv.

3. Technologie

Ein seriöser E-Commerce braucht ein WMS (Warehouse Management System) für Bestand, Picking, Packing und Versand sowie eine Versandsoftware für Etiketten und Sendungsverfolgung. Für beides zahlt man ein Abonnement, das je nach Anbieter und Volumen variiert, von fertigen Lösungen für einfache Abläufe bis zu maßgeschneiderten Systemen für komplexere.

Hinzu kommt die Ausstattung: Thermodrucker für Etiketten, Barcode-Scanner, eine Industriewaage, PCs und Monitore für die Arbeitsplätze. Dazu kommen die Kosten der Integration mit der E-Commerce-Plattform, die zu Beginn eigene Entwicklungsarbeit erfordern kann.

4. Verpackungsmaterialien

Verpackungskosten werden oft unterschätzt. Für jedes Paket braucht es:

• Kartons, in verschiedenen Formaten je nach Produkt
• Füllmaterial (Papier, Luftpolsterfolie, Verpackungschips)
• Klebeband
• Etiketten, Dokumente, Packlisten
• Individuelle Verpackung, falls Sie sie nutzen

Die Kosten pro Bestellung berechnen Sie mit den Preisen Ihrer Verpackungslieferanten: Pro Paket sind sie gering, aber mit den Bestellungen eines Jahres multipliziert werden sie zu einer Position, die ins Gewicht fällt.

5. Versand

Bei einem Direktvertrag bestimmt die Verhandlung mit dem Paketdienst den Tarif: Er hängt von Volumen, Gewicht und Größe der Pakete und von den Zielorten ab. Neben dem nationalen Standardversand gehören in die Rechnung:

• Nachnahmegebühr für Bestellungen, die bei Zustellung bezahlt werden
• Zuschläge für bestimmte Zielgebiete, etwa Inseln und schwer erreichbare Gebiete, wenn Ihr Vertrag sie vorsieht

Für die Kalkulation zählen die durchschnittlichen Versandkosten pro Bestellung inklusive Zuschlägen, die Sie aus den Rechnungen des Paketdienstes ablesen.

6. Versteckte Kosten

Das sind die Positionen, die nicht im Businessplan stehen, aber an den Margen zehren:

• Personalschulung: Jeder neue Mitarbeiter muss eingearbeitet werden und ist in dieser Zeit weniger produktiv
• Picking-Fehler: Jede falsch gepackte Bestellung kostet eine Retoure und einen neuen Versand; multiplizieren Sie Ihre Fehlerquote mit der Zahl der Bestellungen im Jahr
• Bestandsdifferenzen: Inventurdifferenzen sind verlorene Produkte
• Warenversicherung: eine Prämie, die mit dem Wert des Bestands steigt
• Zeit des Gründers: Die Stunden, die in die operative Logistik fließen, haben enorme Opportunitätskosten

Gesamtkosten In-house: ein Beispiel mit hypothetischen Zahlen

Hier ein Beispiel mit hypothetischen Zahlen, die Sie durch Ihre eigenen Angebote ersetzen. Wir gehen von einem Onlineshop mit 100 Bestellungen pro Tag (26.000 Bestellungen im Jahr), 2.000-3.000 SKU und einem Lager von 300-500 qm aus. Die beiden Spalten zeigen eine niedrige und eine hohe Annahme, keine Marktdurchschnitte.

In diesem Beispiel liegen die In-house-Kosten pro Bestellung zwischen 11,88 und 17,65 €. Mit Ihren Zahlen können sie höher oder niedriger ausfallen. Entscheidend ist die Methode: alle Positionen in die Rechnung aufnehmen, auch die versteckten, und durch die Zahl der Bestellungen im Jahr teilen.

Die 3PL-Kosten: Was man bezahlt

Ein 3PL berechnet typischerweise mit einem variablen Kostenmodell:

Lagerung

Die Lagerkosten werden pro Palette und Monat oder pro Kubikmeter und Monat berechnet. Man zahlt pro ganzer Palette, pro halber Palette oder pro Regalplatz (Picking-Position), je nachdem, wie die Ware gelagert ist. Im Angebot zählt, wie viel Bestand Sie im Schnitt halten und wie viel vor der Hochsaison ankommt.

Fulfillment

Die Fulfillment-Kosten umfassen Picking, Packing und Versand:

• Pick & Pack Basis, pro Bestellung
• Zusätzlicher Artikel, für jedes weitere Stück
• Sonderverpackung (Geschenkbox, Personalisierung), als Extra
• Beilagen (Flyer, Proben, Karten), pro Beilage, falls der 3PL sie anbietet

Versand

3PL verhandeln mit den Paketdiensten auf Basis der Volumina aller ihrer Kunden und können deshalb bessere Konditionen erhalten als ein einzelner Händler. Im Angebot finden Sie:

• Standardversand national, pro Paket
• Nachnahmegebühr
• Zuschläge für Inseln und schwer erreichbare Gebiete, falls vorgesehen

Zusatzservices

• Retourenabwicklung, pro Retoure
• Wareneingang (Inbound), pro Palette
• Etikettierung/Kitting, pro Stück, falls der 3PL sie anbietet
• Nachnahme-Management (telefonische Bestätigung, Prüfung riskanter Bestellungen), pro Nachnahme-Bestellung

Gesamtkosten 3PL: So lesen Sie das Angebot

Um ein Angebot mit Ihren In-house-Kosten zu vergleichen, fordern Sie es auf Basis derselben Annahmen an: gleich viele Bestellungen pro Jahr, gleich viele Artikel pro Bestellung, gleicher Lagerbestand, gleicher Anteil an Nachnahme-Bestellungen und Retouren. Addieren Sie dann die Positionen des Jahres und teilen Sie durch die Zahl der Bestellungen, wie im In-house-Beispiel. Ein niedriger Tarif pro Bestellung kann sich mit Lagerung, Beilagen und Retouren zu hohen Kosten summieren, und umgekehrt: Deshalb vergleicht man die Summe, nicht eine einzelne Position.

Der Direktvergleich

Verglichen werden die Kosten pro Bestellung bei gleichen Leistungen:

• In-house: Ihre Kosten pro Bestellung mit allen Positionen (im Beispiel, mit hypothetischen Zahlen, 11,88 bis 17,65 €)
• 3PL: die Kosten pro Bestellung laut Angebot, mit denselben Annahmen berechnet
• Differenz: Sie hängt von Ihren Zahlen ab, und keine prozentuale Ersparnis gilt für alle

Aber der Vergleich ist nicht nur wirtschaftlich. Es gibt Vorteile, die sich nicht in Euro messen lassen:

Skalierbarkeit in der Hochsaison: Dann organisiert der 3PL Personal und Fläche, ohne dass der Händler Zeitarbeitskräfte einstellen oder zusätzlichen Raum mieten muss. Das funktioniert besser, wenn Sie ihn rechtzeitig über Ihre Prognosen informieren, und es lohnt sich zu fragen, wie er zusätzliches Volumen bewältigt und wie sich die Zeiten in den Spitzen ändern.

Keine Investition in ein eigenes Lager: Keine Lagereinrichtungskosten, kein Ausrüstungskauf, keine Einstellungen.

Fokus auf das Kerngeschäft: Die Zeit, die Gründer und Team für die Logistik aufwenden, kann in Marketing, Produkt und Expansion investiert werden.

Spezialisierte Kompetenz: Ein 3PL wickelt jeden Tag die Logistik vieler Shops ab und hat optimierte Prozesse, die ein einzelner E-Commerce nicht nachbilden kann.

Wann In-house-Logistik sinnvoll ist

Die interne Verwaltung ist in spezifischen Situationen vorzuziehen:

• Produkte, die Verarbeitung erfordern: Wenn jede Bestellung Personalisierung, Montage oder spezifische Bearbeitung erfordert
• Sehr hohe Volumina mit hohen Margen: Bei großen, stabilen Volumina und hohen Margen kann die interne Logistik vergleichbare Skaleneffekte erreichen
• Extreme Qualitätskontrolle: Im Luxussegment, wo Verpackung Teil des Erlebnisses ist
• Bereits verfügbares Lager: Wenn die Marke bereits über eine ausgestattete Logistikfläche verfügt

Signale, dass es Zeit für den 3PL ist

• Ihre Bestellungen wachsen und die Logistik beansprucht einen immer größeren Teil der Teamzeit
• Die Kosten pro Bestellung, mit allen Positionen gerechnet, steigen und die Margen schrumpfen
• Saisonale Spitzen verursachen operatives Chaos
• Die Fehler beim Versand nehmen zu
• Sie verzichten auf Wachstumschancen mangels Logistikkapazität

Der Tissquad-Ansatz

Bei Tissquad werden die Gesamtkosten pro Bestellung (Lagerung, Picking, Packing, Versand mit mehreren Paketdiensten, Nachnahme-Management) in einem individuellen Angebot auf Basis Ihrer Volumina berechnet. Bei Nachnahme prüfen wir die Adresse vor dem Versand und bestätigen Bestellungen auf Wunsch telefonisch auf Italienisch.

Wir starten mit einem Auftaktgespräch, in dem wir Ihren Shop auf Shopify, WooCommerce oder PrestaShop gemeinsam an unser Lager anbinden, und versenden, sobald Ihre Ware eintrifft. Was Ihre Logistik kosten würde, erfahren Sie, wenn Sie ein Angebot anfordern.

Quellen

2

• Agenzia delle Entrate, Beobachtungsstelle für den Immobilienmarkt, Immobilienwerte (auf Italienisch), 2026
• Agenzia delle Entrate, Leitfaden zu den OMI-Werten (auf Italienisch), 2026